Our Privacy Policy
Ineffable Botanical Skincare cares greatly about your privacy. We exclusively process data that we need for
(improving) our services, and carefully handle all information gathered about you and your usage of our services. Your
data is not shared with third parties for commercial goals. This privacy policy applies to the use of the website and the
services provided by Ineffable Botanical Skincare. The starting date for the validity of these terms and conditions is
16/11/2020, with the publication of a new version the validity of all previous versions is canceled. This privacy policy
describes what information about you is collected by us, what this data is used for and with whom and under what
conditions this data could be shared with third parties. We also explain to you how we store your data, how we protect
your data against misuse and what rights you have regarding the personal data you provide us.
If you have any questions about our privacy policy, please contact our privacy contact person, you will find the contact
details at the end of our privacy policy.
About our dataprocessing
Below you can read how we process your data, where we save it, what security techniques we use and to whom the
data is visible.
Webshopsoftware
WooCommerce
We use webhosting and email services provided by WooCommerce, For our webhosting we use the services of
Ikoula. Personal data gathered with the use of our website and services is shared with Ikoula requires
access to these details to offer (technical) support. They will not use this data for any other purposes. Ikoula
has an obligation, based on the agreement we have with them, to take necessary precautions and security
measures when it comes to your personal data.
WooCommerce
Our webshop has been developed using WooCommerce software, We host our webshop on a server under own
management. We have taken necessary precautions and security measures when it comes to your personal data
such as an SSL-encryption and a strong password policy.
E-mail and mailinglists
MailChimp
We use the email services of MailChimp, a third party that facilitates our websites email-traffic and possible
newsletters. Any conformation email you receive from our website and webforms are sent to you from the servers
of MailChimp. MailChimp will not use your name and email address for their own purposes. At the bottom of each
automated email sent from our website you will find an ‘unsubscribe” link. When you click on this link you will no
longer receive automated emails from our website, note that this can affect the functionality of our website greatly.
Your personal data will be securely stored, sent and locked by MailChimp. MailChimp uses cookies and other
internet technologies that track if emails are opened and read. Additionally, MailChimp gathers information about
you as a receiver and the subjects of these emails with the purpose of improving the quality of their service, this
data is stored for 30 days. MailChimp retains the right to use your personal information to further improve their
services and, within this context, share it with third parties.
Gmail
For our regular business email, we use the email services of Gmail. This party has implemented fitting technical and
organisational measures to prevent misuse, loss or corruption of your data. Gmail does not have access to our
mailbox and we treat our email-traffic confidentially.
Payment processors
Mollie
For concluding and processing (part of) our payments in our webshop we use the payment provider Mollie. Mollie
processes your name, address and residence information. They also process payment information such as your
bank account number or credit card number. Mollie has implemented fitting technical and organisational measures
to protect your personal data. Mollie retains the right to use your personal (anonymized) information to further
improve their services and, within this context, share it with third parties. All the aforementioned guarantees in
regard to the protection of your personal data are also applicable to any services by Mollie that uses third parties.
Mollie does not store your data any longer than the instalments permitted by the appropriate legal grounds.
Transport and logistics
PostNL
If you place an order with us it is our responsibility to have your order successfully delivered to you. For the delivery
we use the services of PostNL. For a successful delivery it is important that we share you name, address and
residential details with PostNL. PostNL uses this information with the sole purpose to carry out the agreement of
delivery. In case of PostNL hiring subcontractors, they will share said information with these parties.
Accounting and Bookkeeping
For our accounting, administration and bookkeeping we use the services of Excel. We share your name, address, residential details and
general details concerning your order/purchase. This data is used for the administration of sales invoices. Your personal data is securely
sent and stored. Ineffable Botanical Skincare has implemented fitting technical and organisational measures to protect your personal
data against loss or unauthorised use. Ineffable Botanical Skincare is obligated to a duty of confidentiality and will treat your data
accordingly. Ineffable Botanical Skincare does not use your personal data for any other purposes other than those previously described
above.
Purpose of data processing
General purpose of data processing
We use your data with the sole purpose of providing you with our services. This means that the goal of processing
this data stands in direct relation to the assignment or task that you offer us. We do not use this data for
(addressed) marketing purposes. If you share information with us and we use this information to – not based on a
request – contact you at a later time, we will first ask for explicit consent. Your data is not shared with third parties,
with any other purpose than to fulfil accountancy and administrative obligations. These third parties are all
obligated to a duty of confidentiality based on the agreement we have with them, an oath or legal obligation.
Automatically collected data
Information automatically gathered by our website is processed with the sole purpose of providing you with and/or
to further improve our services. This information (for instance your IP address (anonymised), web browser and
operating system) is not personal information.
Cooperation in tax and criminal investigation
In some cases, we may be obligated by government to a lawful duty of sharing your information with the purpose of
assisting in a fiscal or criminal investigation. In such cases we are forced to comply and assist, but will, based on
lawful possibilities, offer objection.
Retention periods
We store your data for as long as you are a client with us. This means that we maintain and keep your client profile
until you make it known to us that you no longer desire to use our services. Such a message also functions as a
request to be forgotten. We are required to keep invoices with your (personal) information due to relevant
administrative obligations, this information is safely stored for as long as the relevant term for these obligations has
not yet passed. Personnel no longer has access to your client profile and any documents made because of your
assignment or task.
Your rights
Based on valid Dutch and European law you, as a concerning party, have certain rights when it comes to personal
data that is processed by or on behalf of us. Below you may find an explanation of these rights and how you, as a
concerning party, can invoke these rights. In principle to prevent abuse we only send invoices and copies of your
data to e-mail addresses that you have made known to us. Should you wish to receive this data on another e-mail
address or for instance per mail we will ask you to identify yourself accordingly. We maintain an administration of
concluded requests, in case of a request to be forgotten we will maintain an administration of anonymised data.
You receive all invoices and copies of data in files that are structured in a machine-readable format Based on data
classifications that we use within our system. At all times you maintain the right to lodge a complaint with Autoriteit
Persoonsgegevens if you suspect that we mistreat or misuse your personal data.
Right of inspection
At all times you maintain the right to view the data we process that has a relation or may be reducible to your
person. You may request such a viewing to our contact in charge of privacy matters. You will receive a response to
your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail address known to us, a
copy of all data with an added overview of processors managing this data while also mentioning the categories
under which we store this data.
Right to rectification
At all times you maintain the right to have the data we process that has a relation or may be reducible to your
person be adjusted. You may request such an adjustment to our contact in charge of privacy matters. You will
receive a response to your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail
address known to us, a confirmation that the data has been adjusted.
Right to restriction of processing
At all times you maintain the right to limit the data we process that has a relation or may be reducible to your
person. You may request such limiting to our contact in charge of privacy matters. You will receive a response to
your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail address known to us, a
confirmation that the processing of your data is limited until you chose to cancel said limitation.
Right of transferability
At all times you maintain the right to request for the data we process that has a relation or may be reducible to
your person be processed by a third party of choice. You may send in such a request to our contact in charge of
privacy matters. You will receive a response to your request within 30 days. If your request is approved we will
send you, via the e-mail address known to us, your (personal) invoices or copies of data that we, or third parties on
behalf of us, have processed. It is highly likely that in such a case we can no longer offer our services to you for we
can no longer guarantee the previous data safety.
Right of objection and other rights
At all times you maintain the right to object to the processing done by us, or on behalf of us by third parties, of your
personal data. In case of such an objection we will immediately cease all processing of your data while your
objection is being investigated and handled. In case of a justified objection we will return all invoices and/or copies
of personal data that we, or third parties on behalf of us, have processed up until that point and cease processing
thereafter. You also maintain the right to not be subject of automated decision-making processes or profiling. We
process your data in such a way that this right does not apply. Should you believe that this right does apply then
we ask you to reach out to our contact in charge of privacy matters.
Privacy policy changes
At all times we maintain the right to alter our privacy policy. This page however always displays the most recent
version of our privacy policy. Should a new privacy policy have consequences for the ways in which we process
recently gathered data in regard to your person, then we will notify you of this via e-mail.
Company details
Ineffable Botanical Skincare
Uhlenbeckstraat 1B 2273CE Nederland
T (316) 104-2914
E info@ineffableskincare.com
DUTCH
Ons Privacybeleid
Ineffable Botanical Skincare geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig
hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw
gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter
beschikking aan derden.
Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van
Ineffable Botanical Skincare. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 8/12/2020, met het
publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft
welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder
welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke
wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met
betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u
vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.
Over de gegevensverwerking
Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke
beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.
Webwinkelsoftware
WooCommerce
Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze
dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. WooCommerce heeft toegang tot uw
gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander
doel. WooCommerce is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende
beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en
een sterk wachtwoordbeleid. WooCommerce maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen
met betrekking tot uw gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen.
WooCommerce behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen concern te delen om de
dienstverlening verder te verbeteren.
WooCommerce
Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce, wij hebben voor onze webhosting gekozen voor
Ikoula. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden
met deze partij gedeeld. Ikoula heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te
bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Ikoula is op basis van de overeenkomst
die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze
beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden
regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen.
WooCommerce
Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce, wij hosten onze webwinkel op een server in eigen
beheer. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies en
corruptie van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan in ieder geval uit de
toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies
van data te voorkomen.
Webhosting
Ikoula
Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van Ikoula. Ikoula verwerkt persoonsgegevens namens
ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het
gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Ikoula heeft passende technische en organisatorische
maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Ikoula is op
grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.
E-mail en mailinglijsten
MailChimp
Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen
doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de
‘unsubscribe’ link. U ontvangt onze nieuwsbrief dan niet meer. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp
beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk
maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te
gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te
delen.
Gmail
Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Gmail. Deze partij heeft
passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze
gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Gmail heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons emailverkeer
vertrouwelijk.
Payment processors
Mollie
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van
Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of
creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw
persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de
dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen.
Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens
van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw
gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.
Beoordelingen
Verzenden en logistiek
PostNL
Als u een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken gebruik van
de diensten van PostNL voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw naam,
adres en woonplaatsgegevens met PostNL delen. PostNL gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het
uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat PostNL onderaannemers inschakelt, stelt PostNL uw gegevens
ook aan deze partijen ter beschikking.
Facturatie en boekhouden
Excel
Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van onze eigen excel
sheet. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze
gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd
verzonden en opgeslagen. Ineffable Botanical Skincare is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens
vertrouwelijk behandelen. Ineffable Botanical Skincare gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere
doeleinden dan hierboven beschreven.
Doel van de gegevensverwerking
Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de
verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor
(gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw
verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw
gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve
verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst
tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.
Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze
dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en
besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan Ineffable Botanical Skincare op grond van een wettelijke verplichting worden
gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege.
In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die
de wet ons biedt daartegen verzetten.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u
aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit
tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij
facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke
termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die
wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.
Uw rechten
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met
betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke
rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen
afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de
gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te
legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek
administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de
machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een
klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een
verkeerde manier gebruiken.
Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of
daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor
privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd
sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers
die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben
opgeslagen.
Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of
daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon
voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd
sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe
herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor
privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd
sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet
langer worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of
daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan
onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw
verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens
over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle
waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige
koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.
Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
door of in opdracht van Ineffable Botanical Skincare. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de
gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen
wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de
verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming
of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van
toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor
privacyzaken.
Cookies
Cookies van derde partijen
In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze
privacyverklaring.
Wijzigingen in het privacybeleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest
recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens
met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.
Contactgegevens
Ineffable Botanical Skincare
Uhlenbeckstraat 1, 2273CE, Voorburg
T (316) 104-2914
E info@ineffableskincare.com